Zgodność
bez arkuszy
Organizacje tracą tygodnie na ręczne zbieranie danych do raportów regulacyjnych. Platforma vilurai zamienia ten proces w zautomatyzowany cykl - od źródeł danych do gotowego raportu.
Klienci, którzy przyszli z realnym problemem
Każdy z poniższych przypadków zaczął się od sytuacji, którą znasz - zbyt wiele źródeł danych, zbyt mało czasu, zbyt duże ryzyko błędu.
Raport kwartalny zajmował 11 dni i wymagał pracy 4 osób
Firma działała pod trzema reżimami regulacyjnymi jednocześnie. Dane były w pięciu systemach, a każdy raport wymagał ręcznego łączenia plików CSV. Jeden błąd w formule potrafił opóźnić złożenie o tydzień.
Cykl raportowania skrócony do 18 godzin, weryfikacja automatycznaAudyt NIS2 ujawnił luki, których nikt wcześniej nie widział
Po wejściu w życie NIS2 okazało się, że firma nie ma spójnego rejestru incydentów powiązanego z raportami do organu nadzoru. Każdy dział prowadził własne notatki w różnych formatach.
Ujednolicony rejestr, pierwsze raporty NIS2 złożone w terminie
Podejście, które daje się zrozumieć bez slajdów
Zamiast budować kolejną warstwę oprogramowania na istniejących systemach, mapujemy przepływ danych od źródła do raportu. Wiemy, gdzie dane się psują - zazwyczaj na granicy między systemami.
Każde wdrożenie zaczyna się od audytu istniejących źródeł. Nie zakładamy, że dane są czyste. Zazwyczaj nie są - i to jest punkt wyjścia, nie przeszkoda.
Audyt źródeł danych
Identyfikujemy wszystkie systemy, z których pochodzi dane wejściowe do raportów. Sprawdzamy jakość, format i częstotliwość aktualizacji każdego z nich.
Mapowanie do wymogów regulacyjnych
Każde pole raportu regulacyjnego trafia do konkretnego pola w konkretnym systemie. Tam, gdzie dane nie istnieją, wskazujemy to wprost.
Automatyzacja i weryfikacja
Pipeline zbiera dane, waliduje je według reguł regulacyjnych i generuje raport. Wyjątki są flagowane do ręcznej weryfikacji - nie pomijane.
| Standard | Obszar | Czas raportu |
|---|---|---|
| DORA | Odporność ICT, incydenty | automatyczny |
| NIS2 | Bezpieczeństwo sieci, zgłoszenia | do 4 godz. |
| SOX | Kontrole finansowe, audyt | cykl dzienny |
| GDPR | Rejestr przetwarzania, naruszenia | real-time |
Regulacje, które nie stoją w miejscu
Środowisko regulacyjne zmienia się szybciej niż większość organizacji jest w stanie dostosować swoje procesy. DORA weszła w życie w 2025 roku. NIS2 obowiązuje od 2024. Następne zmiany są już w konsultacjach.
Praca z vilurai oznacza, że zmiany w wymaganiach regulacyjnych trafiają do systemu - nie do kolejnego projektu wdrożeniowego z sześciomiesięcznym harmonogramem.
Aktualizacje regulacyjne
Śledzimy zmiany w przepisach UE i krajowych. Gdy wymogi się zmieniają, aktualizujemy reguły walidacji - bez angażowania klienta w każdą zmianę.
Wiele jurysdykcji
Obsługujemy organizacje działające jednocześnie pod prawem polskim, niemieckim i unijnym. Jeden pipeline, wiele formatów wyjściowych.
Terminy bez marginesu
Organy nadzoru nie przedłużają terminów. System generuje raporty z wyprzedzeniem, dając czas na weryfikację przed złożeniem.
Współpraca z audytorami
Raporty generowane przez system zawierają ślad audytowy - każda wartość ma źródło, datę i autora transformacji danych.
Sytuacje, w których to ma sens
Nie każda organizacja jest gotowa na automatyzację raportowania. Poniżej trzy profile, które pojawiają się najczęściej.
Firma z kilkoma reżimami regulacyjnymi
Działasz pod DORA, NIS2 lub SOX - albo kilkoma naraz. Każdy standard wymaga innego formatu danych, innego cyklu raportowania i innego organu odbiorcy. Ręczna koordynacja przestała być możliwa.
Typowy czas kontaktu: Q4 przed nowym rokiem regulacyjnymDział compliance bez własnego IT
Twój zespół rozumie wymogi regulacyjne, ale nie ma zasobów, żeby samodzielnie zbudować pipeline danych. Każdy raport to negocjacje z IT o priorytety i czas.
Typowy czas kontaktu: po nieudanym audycie wewnętrznymOrganizacja przed pierwszym dużym audytem
Wiesz, że audyt nadchodzi - za 6 lub 12 miesięcy. Masz czas na przygotowanie, ale nie masz pewności, czy Twoje dane są w stanie, który przeżyje szczegółową weryfikację.
Typowy czas kontaktu: 9 miesięcy przed audytemŻeby to zadziałało, potrzeba kilku rzeczy po Twojej stronie
Automatyzacja raportowania nie jest rozwiązaniem na bałagan w danych. Jeśli źródła są niespójne lub procesy zbierania danych nie istnieją, zaczynamy od tego - i zajmuje to czas.
- Dostęp do systemów źródłowych - lub osoba, która może ten dostęp zorganizować w ciągu 2 tygodni od startu projektu.
- Dokumentacja istniejących procesów raportowania, nawet jeśli jest niekompletna. Wiemy, jak czytać między wierszami.
- Decyzja po stronie organizacji, kto jest właścicielem danych compliance. Bez tej osoby wdrożenie się przeciąga.
- Realistyczne oczekiwania co do czasu - pierwsze działające raporty pojawiają się zazwyczaj w 6. tygodniu, nie w pierwszym.
Szczerość zamiast obietnicy
Zdarzają się projekty, które trwają dłużej niż planowano - zwykle dlatego, że dane okazały się bardziej chaotyczne niż wynikało z wstępnej rozmowy. Nie jest to powód do rezygnacji, ale warto o tym wiedzieć przed podpisaniem umowy.
Nie obiecujemy, że po wdrożeniu compliance będzie bezbolesny. Obiecujemy, że będzie mierzalny i przewidywalny.
Producent z trzema standardami jednocześnie
Firma zatrudniająca 340 osób, działająca w Polsce i Niemczech, musiała raportować zgodność z DORA, NIS2 i wewnętrznymi wymogami grupy kapitałowej co kwartał.
„Przed wdrożeniem każdy raport był projektem samym w sobie. Teraz to rutyna - system generuje dane, my weryfikujemy wyjątki. To fundamentalna zmiana w tym, jak pracuje nasz zespół."
Tomasz Wierzbicki, Head of Compliance, sektor przemysłowyFirma miała dane w czterech systemach: ERP, SIEM, platformie HR i zewnętrznym rejestrze dostawców. Każdy z nich używał innego formatu dat, innej nomenklatury dla jednostek organizacyjnych i innego cyklu aktualizacji.
Pierwsze 3 tygodnie projektu poświęcono wyłącznie na mapowanie. Okazało się, że 18% danych wymaganych przez DORA nie było zbieranych w żadnym systemie - tylko w e-mailach i plikach Excel na dyskach lokalnych.
Zamiast ignorować lukę, zbudowaliśmy tymczasowy formularz zbierający te dane do czasu, aż firma zdecyduje o docelowym systemie. Raport DORA za Q1 2025 był pierwszym złożonym w terminie od 3 kwartałów.
Stan przed i po wdrożeniu
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas przygotowania raportu | 11 dni | 18 godz. |
| Liczba osób zaangażowanych | 4 osoby | 1 osoba (weryfikacja) |
| Błędy w raportach kwartalnych | 7–12 poprawek | 0–2 wyjątki |
| Pokrycie danych DORA | 67% | 98% |
| Ślad audytowy | brak | pełny, automatyczny |
Dane dotyczą konkretnego wdrożenia. Wyniki w innych organizacjach mogą się różnić w zależności od stanu danych wejściowych i złożoności procesów.